所謂“痕跡管理”可以分為二個(gè)部分：一是做任何事情都要有文字記錄；二是在現場(chǎng)要留下管理“痕跡”。

　　一

　　健全各項記錄表格

　　我們物業(yè)服務(wù)人員整天忙忙碌碌，要是沒(méi)有做好記錄，日復一日、年復一年也不知道我們究竟做了些什么事情，日常管理記錄表格可以將我們的管理“痕跡”記錄下來(lái)；另一方面健全各項管理記錄和表格也是為了發(fā)生事故后便于追溯，找出事故責任人和防止同樣事故的再次發(fā)生，也是作為規避責任與風(fēng)險的一種自我證明方式。

　　常用的必要記錄表格有下面幾種類(lèi)型：

　　1、驗收記錄

　　各類(lèi)設施設備交接驗收記錄表格，包括鑰匙的移交清單等。設備驗收時(shí)存在的問(wèn)題記錄在相應的《工程缺陷》表格中，并經(jīng)施工方和業(yè)主方確認，以便整改以后的再驗收或者設備出現故障時(shí)的責任追究。

　　2、運行記錄

　　運行記錄可以分為項目的運行記錄和設備的運行記錄二部分。項目運行記錄包括如《業(yè)主（或租戶(hù)）的入戶(hù)登記表》、《業(yè)主（或租戶(hù)）用電記錄表》、《客戶(hù)信息受理記錄》、《現場(chǎng)施工人員登記表》等等除設備運行以外的記錄表。設備運行記錄包括物業(yè)設施設備在運行中的正?；虍惓?，各類(lèi)表計的讀數記錄表格等。如：《變電所值班運行記錄》、《空調機房值班運行記錄》、《中央控制室值班運行記錄》、《突發(fā)事件記錄及處理結果》等。

　　3、巡檢記錄

　　隨著(zhù)新項目越來(lái)越多自動(dòng)化、智能化設備的應用，很多的設施設備處于自動(dòng)運行、無(wú)人值守的狀態(tài)，這就需要我們加強巡檢，提早發(fā)現故障苗頭、及時(shí)解決故障問(wèn)題。如：《水泵房巡檢記錄》、《消防設備巡檢記錄》、《電梯日常巡視記錄表》等等。

　　4、訪(fǎng)客登記

　　建立訪(fǎng)客登記制度，對進(jìn)入本物業(yè)管理區域內的訪(fǎng)客實(shí)施有效的管理和服務(wù)。關(guān)鍵和重要部位都應該設有《來(lái)訪(fǎng)人員登記錄》，如：服務(wù)前臺、配電房、中央控制室等。

　　5、工作日志

　　各個(gè)部門(mén)（每個(gè)管理員）都要建立部門(mén)（自己）的《工作日志》，把這一天完成的主要工作，成績(jì)和存在的問(wèn)題等記錄在案。把設備驗收記錄、運行記錄、巡檢記錄和訪(fǎng)客登記以外的事件記錄在《工作日志》之中。

　　6、設備臺賬

　　各項目通過(guò)建立臺賬，使得設備的基礎管理、設備使用、維護管理、設備的故障管理、設備的維修管理、設備的安全管理等一目了然，通過(guò)我們的管理，以靠近或者實(shí)現建筑物所配套的設施的70年使用壽命的目標。

　　二

　　完善現場(chǎng)標識標牌

　　我們的現場(chǎng)管理不只是搞好清潔衛生就可以了。曾遇到的一位業(yè)主是這樣說(shuō)的，在現場(chǎng)不留下管理“痕跡”，有沒(méi)有物業(yè)公司管理一個(gè)樣，說(shuō)明你們的物業(yè)管理不到位，我們要做到讓進(jìn)來(lái)本區域的人一看就知道這里有物業(yè)在進(jìn)行著(zhù)有效的管理。要做到這一點(diǎn)其實(shí)并不難，這就需要我們完善現場(chǎng)的各類(lèi)標識標牌。

　　1、制度上墻

　　各部門(mén)、各崗位有崗位職責、各設備房有管理制度都要做成標準式樣懸掛在辦公室和相應的設備房?jì)取?br />
　　2、設備編號

　　給設備編號并且制成銘牌貼在設備上。如：1AL1-4照明配電箱、高區1#水泵、3#噴淋泵等等，讓使用者一目了然。

　　3、水管流向

　　生活水、消防水、空調水主要管路的流向用“↓”表明水的流向。

　　4、運行狀態(tài)標識

　　運行和檢修的設備都要掛上相應的運行狀態(tài)標識，如：“開(kāi)”、“關(guān)”、“常開(kāi)”、“常閉”、“自動(dòng)”、“禁止合閘，有人作業(yè)”等等。

　　5、設備管理和衛生包干都有責任人

　　設備上和衛生包干區域的責任人上墻（或貼在設備上），并且要落實(shí)檢查制度。

　　6、區域設置警戒線(xiàn)

　　危險地帶用黃黑相間的斑馬線(xiàn)或者隔離欄設置為警戒線(xiàn)，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入警戒線(xiàn)內。如變壓器室、高低壓配電柜等。

　　7、進(jìn)入現場(chǎng)施工人員應佩戴“施工證”

　　進(jìn)入我們管理區域的現場(chǎng)的施工人員都應該知道本區域施工的相關(guān)規定和注意事項，簽訂“施工協(xié)議”，核發(fā)“施工證”，并要求佩戴接收檢查。

　　8、標識和提示語(yǔ)

　　開(kāi)關(guān)、調節器等給予標識或者提示。如：“配電室”“請隨手關(guān)燈”等等。

　　9、臨時(shí)維修指示牌

　　在設施設備進(jìn)行維?；蛘呔S修過(guò)程中，在設備醒目處設置“維保工作進(jìn)行中”、“維修中”等指示牌，提示用戶(hù)本機暫停使用并注意安全。